Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Emine Günaydın – Horcarate Misafir Deneyim Sistemleri("HORCARATE") tarafından, HORCARATE ürününü kullanan işletmelerin müşterilerinden toplanan kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak hazırlanmıştır.

Sorularınız veya talepleriniz için destek@horcarate.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

HORCARATE, QR kod üzerinden açılan geri bildirim formu aracılığıyla topladığı verileri şu amaçlarla işler:

• Müşterinin deneyimine ilişkin geri bildirimin ilgili işletmeye iletilmesi
• Düşük puanlı bildirimlerde ilgili işletme yetkilisine anlık uyarı gönderilmesi
• Bildirilen aksaklığın telafi süreci kapsamında değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması
• Telafi onaylandığında, telafi kodunun müşterinin paylaştığı e-posta adresine gönderilmesi
• Geri bildirimlerin yapay zekâ ile analiz edilerek işletmeye özet/rapor sunulması
• Kötüye kullanımın (aynı cihazdan tekrarlı sahte gönderim vb.) tespit edilmesi

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Formda seçilen başlıklar ve verilen puanlar, yazılı yorum, formun kullanıldığı dil ve isteğe bağlı olarak oda, masa, sipariş, randevu, üyelik veya abone numarası gibi referans bilgisi işlenir. Müşteri telafi talebinde bulunursa, isteğe bağlı olarak paylaştığı fotoğraf ve e-posta adresi de işlenir. E-posta adresi yalnızca telafi kodunun iletilmesi için kullanılır. Kötüye kullanımı önlemek için tarayıcıda saklanan rastgele bir cihaz kimliği ve IP adresinin tek yönlü özeti işlenir. Form ad, soyad veya telefon numarası istemez.

4. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Toplanan veriler, işleme amaçlarıyla sınırlı olarak aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

• Geri bildirimin yapıldığı ilgili işletme (otel, restoran, kafe, mağaza, güzellik salonu, spor ve kurs merkezi, profesyonel hizmet ofisi vb.)
• Yorum analizi için kullanılan yapay zekâ altyapı sağlayıcısı (OpenAI)
• Bildirim e-postalarının gönderimi için kullanılan altyapı sağlayıcısı (Resend)
• WhatsApp bildirimleri için kullanılan altyapı sağlayıcısı (Meta)
• Verilerin barındırıldığı veritabanı ve sunucu altyapı sağlayıcıları (Supabase, Vercel)

Veriler, yasal zorunluluk olmadıkça bu kapsam dışında üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Veriler, müşterinin QR kod ile açtığı formu kendi isteğiyle doldurup göndermesi yoluyla, elektronik ortamda toplanır. İşleme faaliyeti; KVKK m.5/2 kapsamında ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi) hukuki sebebine, fotoğraf paylaşımı gibi açık rıza gerektiren hâllerde ise ilgili kişinin açık rızasına dayanır. E-posta adresi, müşterinin telafi kodunu almak için kendi isteğiyle paylaştığı bir bilgidir ve başka bir amaçla kullanılmaz.

6. Saklama Süresi

Geri bildirim kayıtları ve telafi talebiyle paylaşılan fotoğraflar en fazla 2 yıl saklanır ve bu sürenin sonunda otomatik olarak silinir. Telafi kodu için paylaşılan e-posta adresi, telafi süreci tamamlandıktan (kod kullanıldıktan, süresi dolduktan veya talep kapatıldıktan) 6 ay sonra otomatik olarak silinir.

7. İlgili Kişinin Hakları

KVKK m.11 uyarınca herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Yukarıdaki işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. Bu haklarınızı kullanmak için destek@horcarate.com adresinden bize yazılı olarak başvurabilirsiniz.